Aufträge - Hintergrundinformationen: Unterschied zwischen den Versionen

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== Voraussetzungen ==
 
== Voraussetzungen ==
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Um mit der Auftragsverwaltung arbeiten zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
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Um erfolgreich mit der Auftragsverwaltung arbeiten zu können, sind folgende Voraussetzungen notwendig:
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* Auftragsverwaltung muss aktiviert und [[#Konfigurationen|konfiguriert]] sein (muss durch Systemadministrator erfolgen)
 
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* [[Produkte|Produkte]] müssen eingepflegt sein
 
  
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* Die Auftragsverwaltung muss aktiviert und [[#Konfigurationen|konfiguriert]] sein (dieser Schritt sollte durch einen Systemadministrator erfolgen).
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* [[Produkte|Produkte]] müssen im System hinterlegt sein.
  
 
== Workflow ==
 
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Der Workflow zur Erstellung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen sieht grundsätzlich immer gleich aus:
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Der Prozess zur Erstellung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen folgt stets einem klaren Muster:
  
 
* '''Auftrag erfassen'''
 
* '''Auftrag erfassen'''
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** Auftrag und Auftragpositionen haben den Status "unbearbeitet" (reelle, zu liefernde Artikel) oder "geliefert" (virtuelle Artikel)
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  ** Ein neuer Auftrag sowie seine Positionen tragen den Status „unbearbeitet“ (reelle, zu liefernde Artikel) oder „geliefert“ (virtuelle Artikel).
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* '''Lieferschein(e) erstellen''' (falls der Auftrag nur virtuelle Artikel enthält, kann dieser Schritt übersprungen werden)
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* '''Lieferschein(e) erstellen'''  
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** Auftrag und Auftragpositionen haben den Status "teilgeliefert" oder "geliefert"
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  ** Dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn der Auftrag nur virtuelle Artikel beinhaltet. Ansonsten haben die Auftragspositionen den Status „teilgeliefert“ oder „geliefert“.
 
* '''Rechnung(en) erstellen'''
 
* '''Rechnung(en) erstellen'''
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** Auftrag und Auftragpositionen haben den Status "teilfakturiert" oder "fakturiert"
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  ** Die Auftragspositionen müssen den Status „teilfakturiert“ oder „fakturiert“ haben.
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* '''Rechnungen in Finanzbuchhaltung exportieren'''
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* '''Rechnungen in die Finanzbuchhaltung exportieren'''
  
 
== Status ==
 
== Status ==
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Innerhalb der Auftragsverwaltung gibt es verschiedene Elemente, die einen Status haben können:
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In der Auftragsverwaltung gibt es verschiedene Elemente, die unterschiedliche Status haben können:
  
 
=== Auftrag ===
 
=== Auftrag ===
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|'''Entwurf'''
 
|'''Entwurf'''
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|Der Auftrag ist noch nicht vollständig erfasst worden. Dies geschieht bspw. wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, aber mitten in der Erstellung abgebrochen wird. Um zu verhindern, dass bereits eingegebene Daten (Auftragspositionen etc.) verloren gehen, wird der Auftrag als '''Entwurf''' gespeichert und kann jederzeit ergänzt und fertiggestellt werden.
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|Der Auftrag ist noch nicht vollständig erfasst. Dies geschieht z.B. wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, aber der Prozess abgebrochen wird. Um Datenverlust zu vermeiden, wird der Auftrag als '''Entwurf''' gespeichert und kann jederzeit vervollständigt werden.
 
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|'''Unbearbeitet'''
 
|'''Unbearbeitet'''
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|Aufträge, bei denen noch keine Auftragspositionen geliefert worden sind, haben den Status '''unbearbeitet'''.
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|Aufträge ohne gelieferte Auftragspositionen haben den Status '''unbearbeitet'''.
 
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|'''Teilgeliefert'''
 
|'''Teilgeliefert'''
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|Teile des Auftrags sind bereits geliefert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen vollständig geliefert.
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|Einige Positionen des Auftrags sind bereits geliefert, aber nicht alle.
 
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|'''Geliefert'''
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|'''Teilfakturiert'''
 
|'''Teilfakturiert'''
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|Teile des Auftrages sind bereits fakturiert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen fakturiert worden.
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|Einige Teile des Auftrags sind bereits fakturiert, jedoch nicht alle.
 
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|'''Fakturiert'''
 
|'''Fakturiert'''
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|Der Auftrag ist komplett fakturiert und somit abgeschlossen.
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|'''Unbearbeitet'''
 
|'''Unbearbeitet'''
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|Auftragsposition ist erfasst und kann grundsätzlich ausgeliefert werden (Lieferschein kann erzeugt werden)
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|Die Auftragsposition ist erfasst und kann ausgeliefert werden (ein Lieferschein kann erstellt werden).
 
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|'''Teilgeliefert'''
 
|'''Teilgeliefert'''
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|Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits geliefert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
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|Eine Teilmenge der Bestellung ist bereits geliefert (z.B. 3 von 5 Stück).
 
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|'''Geliefert'''
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|Auftragsposition ist vollständig geliefert worden.
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|'''Teilfakturiert'''
 
|'''Teilfakturiert'''
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|Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits fakturiert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert und fakturiert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
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|Eine Teilmenge der Bestellung ist fakturiert (z.B. 3 von 5 Stück sind fakturiert).
 
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|'''Fakturiert'''
 
|'''Fakturiert'''
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|Auftragsposition ist vollständig fakturiert worden.
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|Die Auftragsposition ist vollständig fakturiert.
 
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|'''Storniert'''
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=== Beleg-Exportstatus ===
 
=== Beleg-Exportstatus ===
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Belege können an verschiedene Finanzbuchhaltungen exportiert werden (Sage, Abacus, SAP etc.), je nachdem welche Exporte freigeschaltet sind.
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Belege können an verschiedene Finanzbuchhaltungen (z.B. Sage, Abacus, SAP) exportiert werden, je nach den freigeschalteten Exports.
  
 
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|'''Unbearbeitet'''
 
|'''Unbearbeitet'''
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|Beleg ist (noch) nicht an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.
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|Der Beleg ist (noch) nicht an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.
 
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|'''Exportiert'''
 
|'''Exportiert'''
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|Beleg ist an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.
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|Der Beleg ist erfolgreich an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.
 
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== Konfigurationen ==
 
== Konfigurationen ==
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* '''Mehrwertsteuer-Modus'''<br>Bei Mandanten, die überwiegend Privatpersonen als Kunden haben, wird der Modus "MwSt. inklusive" empfohlen. Dabei werden alle Preise inkl. MwSt. dargestellt und auf der Rechnung eine Mehwertsteuer- Zusammenfassung ausgewiesen. Mandanten, die überwiegend Geschäftskunden bedienen, können vom Modus "MwSt. exklusive" profitieren, bei welchem alle Preise netto dargestellt werden, und die Mehrwertsteuer erst bei der Rechnungsstellung hinzugerechnet wird.
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* '''Mehrwertsteuer-Modus'''<br>Für Mandanten, die überwiegend Privatpersonen als Kunden haben, wird der Modus "MwSt. inklusive" empfohlen. Hierbei werden alle Preise inklusive MwSt. dargestellt. Für Mandanten mit überwiegend Geschäftskunden ist der Modus "MwSt. exklusive" vorteilhaft, bei dem alle Preise netto angezeigt werden und die MwSt. erst bei der Rechnungsstellung hinzugefügt wird.
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== Glossar ==
 
== Glossar ==
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* '''Abonnement'''<br>Aus einem Produkt vom Typ '''Abonnement''' kann eine Auftragssposition erzeugt werden, die regelmässig beliefert und verrechnet werden kann, ohne dass jedesmal ein neuer Auftrag erzeugt werden muss.
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* '''Abonnement'''<br>Ein Produkt vom Typ '''Abonnement''' kann in eine Auftragsposition umgewandelt werden, die regelmäßig beliefert und abgerechnet wird, ohne dass jedes Mal ein neuer Auftrag erstellt werden muss.
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* '''Auftrag'''<br>Als Auftrag wird die Gesamtheit eines Auftrages bezeichnet (Header, Auftragspositionen, Footer)
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* '''Auftrag'''<br>Der Begriff „Auftrag“ bezeichnet die Gesamtheit eines Auftrags (Header, Auftragspositionen, Footer).
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* '''Auftragsposition'''<br>Als Auftragsposition wird eine Position des Auftrages bezeichnet. In der Regel ist jede Auftragsposition mit einem bestimmten Produkt verknüpft.
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* '''Auftragsposition'''<br>Eine Auftragsposition ist eine spezifische Position innerhalb eines Auftrags, die in der Regel mit einem bestimmten Produkt verknüpft ist.
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* '''Beleg'''<br>Als Beleg werden Auftragsdokumente wie Lieferschein oder Rechnung bezeichnet
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* '''Beleg'''<br>Unter „Beleg“ versteht man Auftragsdokumente wie Lieferschein oder Rechnung.
  
 
== Suchbegriffe ==
 
== Suchbegriffe ==
 
Auftrag erfassen, Aufträge, Produkte, Handling, ...
 
Auftrag erfassen, Aufträge, Produkte, Handling, ...
  
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[[Category:Hintergrundinformationen]]
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[[Kategorie:Hintergrundinformationen]]

Aktuelle Version vom 10. Februar 2025, 15:23 Uhr

Voraussetzungen

Um erfolgreich mit der Auftragsverwaltung arbeiten zu können, sind folgende Voraussetzungen notwendig:

  • Die Auftragsverwaltung muss aktiviert und konfiguriert sein (dieser Schritt sollte durch einen Systemadministrator erfolgen).
  • Produkte müssen im System hinterlegt sein.

Workflow

Der Prozess zur Erstellung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen folgt stets einem klaren Muster:

  • Auftrag erfassen
 ** Ein neuer Auftrag sowie seine Positionen tragen den Status „unbearbeitet“ (reelle, zu liefernde Artikel) oder „geliefert“ (virtuelle Artikel).
  • Lieferschein(e) erstellen
 ** Dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn der Auftrag nur virtuelle Artikel beinhaltet. Ansonsten haben die Auftragspositionen den Status „teilgeliefert“ oder „geliefert“.
  • Rechnung(en) erstellen
 ** Die Auftragspositionen müssen den Status „teilfakturiert“ oder „fakturiert“ haben.
  • Rechnungen in die Finanzbuchhaltung exportieren

Status

In der Auftragsverwaltung gibt es verschiedene Elemente, die unterschiedliche Status haben können:

Auftrag

Status Bedeutung
Entwurf Der Auftrag ist noch nicht vollständig erfasst. Dies geschieht z.B. wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, aber der Prozess abgebrochen wird. Um Datenverlust zu vermeiden, wird der Auftrag als Entwurf gespeichert und kann jederzeit vervollständigt werden.
Unbearbeitet Aufträge ohne gelieferte Auftragspositionen haben den Status unbearbeitet.
Teilgeliefert Einige Positionen des Auftrags sind bereits geliefert, aber nicht alle.
Geliefert Alle Auftragspositionen sind vollständig geliefert.
Teilfakturiert Einige Teile des Auftrags sind bereits fakturiert, jedoch nicht alle.
Fakturiert Der Auftrag ist vollständig fakturiert und somit abgeschlossen.

Auftragsposition

Status Bedeutung
Unbearbeitet Die Auftragsposition ist erfasst und kann ausgeliefert werden (ein Lieferschein kann erstellt werden).
Teilgeliefert Eine Teilmenge der Bestellung ist bereits geliefert (z.B. 3 von 5 Stück).
Geliefert Die Auftragsposition ist vollständig geliefert.
Teilfakturiert Eine Teilmenge der Bestellung ist fakturiert (z.B. 3 von 5 Stück sind fakturiert).
Fakturiert Die Auftragsposition ist vollständig fakturiert.

Beleg

Status Bedeutung
Erstellt Der Beleg (Lieferschein oder Rechnung) wurde erstellt.
Storniert Der Beleg wurde storniert.

Beleg-Exportstatus

Belege können an verschiedene Finanzbuchhaltungen (z.B. Sage, Abacus, SAP) exportiert werden, je nach den freigeschalteten Exports.

Status Bedeutung
Unbearbeitet Der Beleg ist (noch) nicht an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.
Exportiert Der Beleg ist erfolgreich an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.

Konfigurationen

  • Mehrwertsteuer-Modus
    Für Mandanten, die überwiegend Privatpersonen als Kunden haben, wird der Modus "MwSt. inklusive" empfohlen. Hierbei werden alle Preise inklusive MwSt. dargestellt. Für Mandanten mit überwiegend Geschäftskunden ist der Modus "MwSt. exklusive" vorteilhaft, bei dem alle Preise netto angezeigt werden und die MwSt. erst bei der Rechnungsstellung hinzugefügt wird.

Glossar

  • Abonnement
    Ein Produkt vom Typ Abonnement kann in eine Auftragsposition umgewandelt werden, die regelmäßig beliefert und abgerechnet wird, ohne dass jedes Mal ein neuer Auftrag erstellt werden muss.
  • Auftrag
    Der Begriff „Auftrag“ bezeichnet die Gesamtheit eines Auftrags (Header, Auftragspositionen, Footer).
  • Auftragsposition
    Eine Auftragsposition ist eine spezifische Position innerhalb eines Auftrags, die in der Regel mit einem bestimmten Produkt verknüpft ist.
  • Beleg
    Unter „Beleg“ versteht man Auftragsdokumente wie Lieferschein oder Rechnung.

Suchbegriffe

Auftrag erfassen, Aufträge, Produkte, Handling, ...

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