Status im Ticketing: Unterschied zwischen den Versionen

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(Ablauf des Status im Ticketing)
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== Einfache Verwendung Status Feld ==
+
= Ticket Status Overview =
# '''neu''', Status setzen, wenn ein Ticket erfasst wird und niemandem zugewiesen ist.
 
# '''offen''' (früher zugewiesen) Status setzen, wenn Ticket einer verantwortlichen Person / Rolle zugewiesen wird. Wichtig: Rollen arbeiten nicht, das sind nur Warteschlangen, Verteilgefässe. Zum abarbeiten an eine Person zuweisen / sich selbst zuweisen. Die eingetragene Person hat den Lead.
 
# '''geschlossen''' Status setzen, wenn Ticket / Fall abgeschlossen ist.
 
== Status Wechsel bei Inbound E-Mail==
 
# Ticket auf Rückmeldung / Pending stellen, wenn man auf eine Antwort eines Kunden per E-mail wartet - zudem das Fälligkeitdatum setzen.
 
## Wird das Fälligkeitsdatum erreicht, springt die Ticketfarbe auf ROT. Hier ist Handlungsbedarf notwendig.
 
# Sobald eine Rückantwort / E-Mail ins Ticket reinkommt, springt der Status wieder auf "offen"
 
# Generell: Wenn eine Nachricht (E-Mail Antwort mit [Ticket 123456] via Inbox Automat / Verarbeitungs-Engine) automatisch an ein Ticket gehängt wird, welches Status Erledigt, Geschlossen oder Wartend/Pending hat, wird der Status wieder auf "Offen" gestellt".
 
# Bei Status Bestätigt und In Bearbeitung wird der Status nicht verändert. Wichtig: Das kann auch geändert werden pro Mandant, das z.B. auch bei den beiden Stati dieser wieder auf "Offen" springt.
 
== Wie erkennt der Mitarbeiter im Ticketing Monitor (view Ticket), dass eine Rückmeldung eingegangen ist? ==
 
# In der View Ticket Übersicht, wird per Standard auf "Zuletzt aktualisiert" sortiert
 
## d.h. oben sind die Tickets mit den neusten Updates, Notizen, Emails, Änderungen - Empfehlung immer ab dieser Ansicht arbeiten
 
# Man sieht in der View, welche Tickets z.B. heute aktualisiert wurden (top down)
 
# Mans sieht (fett Anzeige, bold), welche Tickets in den letzten 6 Stunden (einstellbar im Filter) eine Änderung hatten.
 
# So sieht der Benutzer sofort, was in seinen Tickets neu ist (Statuswechsel, Notizen, E-Mails, Zudweisungsänderungen usw.)
 
== Erweiterte Verwendung Status Feld ==
 
# '''Rückmeldung''' setzen, wenn von Externer Quelle /Person / Firma noch auf eine Rückmeldung gewartet wird. Wenn z.B. erst per Datum x etwas gemacht werden soll, wird auch Rückmeldung genutzt und diese Deadline / Fälligkeit eingetragen. Rückmeldung hilft einem, das Ticket auf dem Radar zu behalten und zu wissen, dass hier von Extern d.h. von jemandem der nicht ins Ticketing reinschauen kann, ein Feedback benötigt wird (E-mail Antwort, Entscheid, Rückruf am Telefon). Ein Ticket auf Rückmeldung immer mit einem Zieldatum versehen. So weiss man, ab wann man beim Kunden nachfassen muss, falls er sich nicht meldet.
 
## Vorteil: Tickets auf "Rückmeldung" muss man nicht aktiv bearbeiten, da sich ja im Normalfall der Kunde wieder meldet (Tel, E-Mail, Brief, etc.). Ein Beispiel ist: Der Kunde muss einen Vertrag unterschrieben zurücksenden. In diesem Fall lässt man das Ticket bei sich (oder auf einer Rolle) und setzt es mit Zieldatum z.B. in einer Woche, auf "Rückmeldung". Falls der Vertrag dann nach 1 Woche nicht eintrifft, wechselt das Ticketdatum / Fälligkeit auf Rot (overdue). Dann den Kunden kontaktieren und nachfragen. Rückmeldung ist wie ein Parkplatz für Tasks, die in der Zukunft weiterbearbeitet werden müssen.
 
# '''anerkannt''' setzen, wenn bei dem Ticket von der bearbeitenden Person ein Handlungsbedarf festgestellt wird. Der Fall/Anfrage wird so für alle anderen User als "anerkannt" gekennzeichnet d.h. man weiss die Person wird zu dem Thema etwas tun.
 
# '''bestätigt''' setzen, wenn an einem Ticket nicht nach "anerkannt" nun auch aktiv daran gearbeitet wird. Das Ticket / Anfrage ist in der Realisation / Umsetzung.
 
# '''erledigt''' setzen, falls jemandem das Ticket noch prüfen & gutgeheissen muss. Z.B. noch etwas testen / approven oder zur Kenntnis nehmen. Diese Person stellt das Ticket dann nach der Überprüfung auf "geschlossen". Falls das Ticket nicht ok gelöst ist, weist man es mit einer Bemerkung an eine Person für weitere Arbeiten zu (Status: zugewiesen).
 
[[File:TicketingStati.jpg|1000px]]
 
old:
 
[[Image:Mantis_status.jpg]]
 
=== Ablauf des Status im Ticketing ===
 
# Zugewiesen heisst nun "Offen / Open"
 
[[Image:Mantis_explanation2.png]]
 
  
[[Kategorie:Ticketing]]
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This document provides a comprehensive overview of the various ticket statuses used in our support system. Understanding these statuses will help you navigate the ticketing process more efficiently and ensure timely resolution of issues.
  
=== Ablauf inkl. Status "Rückmeldung" ===
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== German Version ==
[[Image:Mantis_explanation.png]]
 
=== Farbcode im Ablauf (State engine) Status Diagramm===
 
* rot -> typischer Ablauf
 
* grün -> erweiterter Ablauf
 
* blau -> Expertenablauf
 
* orange -> Falls Ticket nicht von Anfang an zugeordnet wurde
 
  
[[Kategorie:Ticketing]]
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=== Ticket Statuses ===
  
== Suchbegriffe ==
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* '''Neu:''' Dieser Status zeigt an, dass ein Ticket erstellt wurde, aber noch nicht überprüft oder einem Support-Mitarbeiter zugewiesen wurde. Es stellt den ursprünglichen Zustand des Tickets dar.
Ablauf, Ticket, Status, Stati, Erklärung Prozess, Flow, Ablauf, Pending, Rückmeldung
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* '''Wartend:''' Dieser Status bedeutet, dass das Ticket auf Eis liegt, möglicherweise weil auf zusätzliche Informationen vom Benutzer oder einer anderen Abteilung gewartet wird. Es zeigt an, dass das Ticket nicht vorankommen kann, bis die erforderlichen Informationen erhalten werden.
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* '''In Bearbeitung:''' Dieser Status zeigt an, dass ein Support-Mitarbeiter aktiv an dem Ticket arbeitet. Es zeigt, dass Schritte unternommen werden, um das Problem zu lösen oder die Anfrage zu erfüllen.
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* '''Bestätigt:''' Dieser Status zeigt an, dass das Ticket vom Support-Team anerkannt wurde und dass die Anfrage oder das Problem des Benutzers bestätigt wurde. Es kann auch bedeuten, dass eine Lösung vorbereitet wird oder dass die Erwartungen des Benutzers festgelegt wurden.
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* '''Offen:''' Dieser Status zeigt normalerweise an, dass das Ticket aktiv ist und Aufmerksamkeit erfordert. Er kann für Tickets verwendet werden, die auf eine Aktion warten, aber derzeit nicht in Bearbeitung sind.
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* '''Erledigt:''' Dieser Status bedeutet, dass das Ticket bearbeitet wurde und eine Lösung bereitgestellt wurde. Das Problem wurde gelöst, aber das Ticket kann weiterhin offen sein für eine Bestätigung des Benutzers.
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* '''Geschlossen:''' Dieser Status zeigt an, dass das Ticket vollständig gelöst wurde und nicht mehr aktiv ist. Die Lösung wurde bestätigt, und das Ticket wird archiviert oder als abgeschlossen markiert.
  
[[Category:Ticketing]]
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== English Version ==
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=== Ticket Statuses ===
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* '''New:''' This status indicates that a ticket has been created but has not yet been reviewed or assigned to a support agent. It represents the initial state of the ticket.
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* '''Pending:''' This status signifies that the ticket is on hold, possibly waiting for additional information from the user or another department. It indicates that the ticket cannot progress until the required input is received.
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* '''In Progress:''' This status indicates that a support agent is actively working on the ticket. It shows that steps are being taken to resolve the issue or fulfill the request.
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* '''Confirmed:''' This status indicates that the ticket has been acknowledged by the support team and that the user’s request or issue has been confirmed. It may also imply that a solution is being prepared or that the user’s expectations have been set.
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* '''Open:''' This status typically indicates that the ticket is active and requires attention. It may be used for tickets that are waiting for action but are not currently in progress.
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* '''Resolved:''' This status signifies that the ticket has been addressed and a solution has been provided. The issue has been resolved, but the ticket may still be open for confirmation from the user.
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* '''Closed:''' This status indicates that the ticket has been fully resolved and is no longer active. The resolution has been confirmed, and the ticket is archived or marked as complete.
  
 
[[Kategorie:Ticketing]]
 
[[Kategorie:Ticketing]]

Version vom 20. März 2025, 10:56 Uhr

Ticket Status Overview

This document provides a comprehensive overview of the various ticket statuses used in our support system. Understanding these statuses will help you navigate the ticketing process more efficiently and ensure timely resolution of issues.

German Version

Ticket Statuses

  • Neu: Dieser Status zeigt an, dass ein Ticket erstellt wurde, aber noch nicht überprüft oder einem Support-Mitarbeiter zugewiesen wurde. Es stellt den ursprünglichen Zustand des Tickets dar.
  • Wartend: Dieser Status bedeutet, dass das Ticket auf Eis liegt, möglicherweise weil auf zusätzliche Informationen vom Benutzer oder einer anderen Abteilung gewartet wird. Es zeigt an, dass das Ticket nicht vorankommen kann, bis die erforderlichen Informationen erhalten werden.
  • In Bearbeitung: Dieser Status zeigt an, dass ein Support-Mitarbeiter aktiv an dem Ticket arbeitet. Es zeigt, dass Schritte unternommen werden, um das Problem zu lösen oder die Anfrage zu erfüllen.
  • Bestätigt: Dieser Status zeigt an, dass das Ticket vom Support-Team anerkannt wurde und dass die Anfrage oder das Problem des Benutzers bestätigt wurde. Es kann auch bedeuten, dass eine Lösung vorbereitet wird oder dass die Erwartungen des Benutzers festgelegt wurden.
  • Offen: Dieser Status zeigt normalerweise an, dass das Ticket aktiv ist und Aufmerksamkeit erfordert. Er kann für Tickets verwendet werden, die auf eine Aktion warten, aber derzeit nicht in Bearbeitung sind.
  • Erledigt: Dieser Status bedeutet, dass das Ticket bearbeitet wurde und eine Lösung bereitgestellt wurde. Das Problem wurde gelöst, aber das Ticket kann weiterhin offen sein für eine Bestätigung des Benutzers.
  • Geschlossen: Dieser Status zeigt an, dass das Ticket vollständig gelöst wurde und nicht mehr aktiv ist. Die Lösung wurde bestätigt, und das Ticket wird archiviert oder als abgeschlossen markiert.

English Version

Ticket Statuses

  • New: This status indicates that a ticket has been created but has not yet been reviewed or assigned to a support agent. It represents the initial state of the ticket.
  • Pending: This status signifies that the ticket is on hold, possibly waiting for additional information from the user or another department. It indicates that the ticket cannot progress until the required input is received.
  • In Progress: This status indicates that a support agent is actively working on the ticket. It shows that steps are being taken to resolve the issue or fulfill the request.
  • Confirmed: This status indicates that the ticket has been acknowledged by the support team and that the user’s request or issue has been confirmed. It may also imply that a solution is being prepared or that the user’s expectations have been set.
  • Open: This status typically indicates that the ticket is active and requires attention. It may be used for tickets that are waiting for action but are not currently in progress.
  • Resolved: This status signifies that the ticket has been addressed and a solution has been provided. The issue has been resolved, but the ticket may still be open for confirmation from the user.
  • Closed: This status indicates that the ticket has been fully resolved and is no longer active. The resolution has been confirmed, and the ticket is archived or marked as complete.