Aufträge - Hintergrundinformationen

Voraussetzungen

Um erfolgreich mit der Auftragsverwaltung arbeiten zu können, sind folgende Voraussetzungen notwendig:

• Die Auftragsverwaltung muss aktiviert und konfiguriert sein (dieser Schritt sollte durch einen Systemadministrator erfolgen).
• Produkte müssen im System hinterlegt sein.

Workflow

Der Prozess zur Erstellung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen folgt stets einem klaren Muster:

• Auftrag erfassen

 ** Ein neuer Auftrag sowie seine Positionen tragen den Status „unbearbeitet“ (reelle, zu liefernde Artikel) oder „geliefert“ (virtuelle Artikel).

• Lieferschein(e) erstellen

 ** Dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn der Auftrag nur virtuelle Artikel beinhaltet. Ansonsten haben die Auftragspositionen den Status „teilgeliefert“ oder „geliefert“.

• Rechnung(en) erstellen

 ** Die Auftragspositionen müssen den Status „teilfakturiert“ oder „fakturiert“ haben.

• Rechnungen in die Finanzbuchhaltung exportieren

Status

In der Auftragsverwaltung gibt es verschiedene Elemente, die unterschiedliche Status haben können:

Auftrag

Status	Bedeutung
Entwurf	Der Auftrag ist noch nicht vollständig erfasst. Dies geschieht z.B. wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, aber der Prozess abgebrochen wird. Um Datenverlust zu vermeiden, wird der Auftrag als Entwurf gespeichert und kann jederzeit vervollständigt werden.
Unbearbeitet	Aufträge ohne gelieferte Auftragspositionen haben den Status unbearbeitet.
Teilgeliefert	Einige Positionen des Auftrags sind bereits geliefert, aber nicht alle.
Geliefert	Alle Auftragspositionen sind vollständig geliefert.
Teilfakturiert	Einige Teile des Auftrags sind bereits fakturiert, jedoch nicht alle.
Fakturiert	Der Auftrag ist vollständig fakturiert und somit abgeschlossen.

Auftragsposition

Status	Bedeutung
Unbearbeitet	Die Auftragsposition ist erfasst und kann ausgeliefert werden (ein Lieferschein kann erstellt werden).
Teilgeliefert	Eine Teilmenge der Bestellung ist bereits geliefert (z.B. 3 von 5 Stück).
Geliefert	Die Auftragsposition ist vollständig geliefert.
Teilfakturiert	Eine Teilmenge der Bestellung ist fakturiert (z.B. 3 von 5 Stück sind fakturiert).
Fakturiert	Die Auftragsposition ist vollständig fakturiert.

Beleg

Status	Bedeutung
Erstellt	Der Beleg (Lieferschein oder Rechnung) wurde erstellt.
Storniert	Der Beleg wurde storniert.

Beleg-Exportstatus

Belege können an verschiedene Finanzbuchhaltungen (z.B. Sage, Abacus, SAP) exportiert werden, je nach den freigeschalteten Exports.

Status	Bedeutung
Unbearbeitet	Der Beleg ist (noch) nicht an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.
Exportiert	Der Beleg ist erfolgreich an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.

Konfigurationen

• Mehrwertsteuer-Modus
  Für Mandanten, die überwiegend Privatpersonen als Kunden haben, wird der Modus "MwSt. inklusive" empfohlen. Hierbei werden alle Preise inklusive MwSt. dargestellt. Für Mandanten mit überwiegend Geschäftskunden ist der Modus "MwSt. exklusive" vorteilhaft, bei dem alle Preise netto angezeigt werden und die MwSt. erst bei der Rechnungsstellung hinzugefügt wird.

Glossar

• Abonnement
  Ein Produkt vom Typ Abonnement kann in eine Auftragsposition umgewandelt werden, die regelmäßig beliefert und abgerechnet wird, ohne dass jedes Mal ein neuer Auftrag erstellt werden muss.
• Auftrag
  Der Begriff „Auftrag“ bezeichnet die Gesamtheit eines Auftrags (Header, Auftragspositionen, Footer).
• Auftragsposition
  Eine Auftragsposition ist eine spezifische Position innerhalb eines Auftrags, die in der Regel mit einem bestimmten Produkt verknüpft ist.
• Beleg
  Unter „Beleg“ versteht man Auftragsdokumente wie Lieferschein oder Rechnung.

Suchbegriffe

Auftrag erfassen, Aufträge, Produkte, Handling, ...